Termini e Condizioni medici

Documenti correlati: Informativa privacy medici, Condizioni d’uso Area Paziente, Informativa privacy Area Paziente.

1. Definizioni

• Servizio: la piattaforma SaaS MERA in cloud nel Piano scelto.
• Piano: Singolo o Gruppo.
• Utenti Autorizzati: persone abilitate dal Cliente (es. collaboratori di studio).
• Dati Paziente: dati personali e sanitari dei pazienti inseriti dal Cliente nel Servizio.
• Area Paziente: l’applicazione web di MERA collegata alla cartella del Cliente, che il Cliente può mettere a disposizione dei propri pazienti.
• Account Paziente: l’account che il paziente, o chi lo assiste, crea sull’Area Paziente, con i dati di registrazione, verifica dell’identità e collegamento dei caregiver.
• Caregiver: la persona che, dal proprio Account Paziente, gestisce il profilo di un’altra persona (figlio minore, adulto che la autorizza, persona di cui è rappresentante legale).

2. Oggetto e Piani

2.1 Il Servizio comprende, alla data di sottoscrizione: cartella clinica elettronica (anamnesi, diario clinico, prescrizioni, certificati e referti, piani terapeutici), agenda e prenotazioni, comunicazione con i pazienti, collaborazione tra medici, Area Paziente, e altre funzioni indicate su merasalute.it. Funzioni e contenuti esatti sono quelli pubblicati sul sito web.

2.2 Il Piano Gruppo richiede almeno 3 medici. Se il gruppo scende sotto tale soglia, passa al Piano Singolo dal rinnovo successivo.

2.3 Migrazione dei dati. MERA importa i dati dal gestionale precedente del Cliente nei formati dei principali gestionali; l’importazione completa richiede in genere circa una notte. MERA usa la diligenza professionale per evitare perdite di dati. Il Cliente conserva una copia di sicurezza dei dati di origine fino alla verifica dell’importazione.

2.4 Le descrizioni sul sito sono informative e non garantiscono risultati specifici.

2.5 Moduli opzionali. I moduli opzionali, come il Centralino Voice AI, sono regolati da un Allegato che il Cliente accetta quando li attiva.

3. Account e accessi

3.1 Le credenziali sono personali e non si condividono. Il Cliente risponde delle azioni compiute con esse dagli Utenti Autorizzati e avvisa subito MERA di ogni sospetto accesso non autorizzato.

3.2 MERA può richiedere l’autenticazione a più fattori per l’accesso e può verificare identità e iscrizione all’Ordine del Cliente.

4. Licenza d’uso

MERA concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile, per la durata del contratto e per la sola attività professionale del Cliente. È vietato copiare o decompilare il software, rivenderlo, usarlo per scopi illeciti o eseguire test di sicurezza non autorizzati.

5. Responsabilità professionale e Area Paziente

5.1 MERA fornisce uno strumento software per l’organizzazione e l’archiviazione dei dati clinici. Il Servizio non fornisce diagnosi, prognosi o raccomandazioni terapeutiche e, nelle funzioni descritte nei presenti Termini, non è qualificato come dispositivo medico ai sensi del Regolamento (UE) 2017/745 (MDR). Qualora il Servizio introduca funzioni con finalità diagnostiche o terapeutiche, MERA ne valuterà la qualificazione come dispositivo medico prima del relativo rilascio. Ogni decisione clinica, prescrizione, certificato e referto è di esclusiva responsabilità del Cliente.

5.2 Il Cliente verifica l’esattezza dei documenti generati dal Servizio prima di emetterli o inviarli.

5.3 Il Cliente decide se attivare l’Area Paziente. Registrazione, verifica dell’identità, gestione dell’Account Paziente e collegamento dei caregiver sono gestiti da MERA come titolare autonomo (art. 6.7), secondo l’informativa privacy e le Condizioni d’uso dell’Area Paziente, che MERA mostra ai pazienti. I contenuti della cartella che il paziente vede nell’Area Paziente restano Dati Paziente, di cui il Cliente è Titolare. Il Cliente risponde dei contenuti che invia ai pazienti. Le notifiche ai pazienti (SMS, e-mail, notifiche dell’app) non contengono dettagli clinici.

5.4 Caregiver. Il Servizio mostra al Cliente se un paziente è seguito da un caregiver e indica in chat i messaggi scritti dal caregiver. Per i pazienti minori dai 14 anni il Cliente può nascondere al genitore singoli documenti, per tutelare la riservatezza del minore nei casi previsti dalla legge.

6. Dati e sicurezza

6.1 Per i Dati Paziente il Cliente è Titolare del trattamento e MERA è Responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR. Il rapporto è regolato dall’Accordo sul trattamento dei dati (DPA, Allegato A), che fa parte del contratto. Per i dati personali del Cliente stesso, MERA agisce come titolare secondo la propria informativa per i medici.

6.2 MERA è responsabile della custodia, della sicurezza e dell’integrità dei dati inseriti dal Cliente e adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (controllo accessi, cifratura, backup, gestione degli incidenti). Il Cliente resta responsabile della correttezza e liceità dei dati che inserisce e delle informative ai pazienti.

6.3 MERA tratta i Dati Paziente solo su istruzione documentata del Cliente, comprese le istruzioni degli artt. 6.6 e 6.7. MERA non utilizza i Dati Paziente per finalità proprie.

6.4 Il Cliente autorizza in via generale i sub-responsabili elencati nel DPA (tra cui Google Cloud). MERA comunica nuovi sub-responsabili con preavviso di 7 giorni. Il Cliente può opporsi entro 3 giorni per motivi legati alla protezione dei dati; se MERA non può evitare quel sub-responsabile, il Cliente può recedere senza penali. In caso di urgenza (incidente di sicurezza o cessazione del servizio del fornitore) MERA può sostituire il sub-responsabile subito e lo comunica subito al Cliente, che può opporsi anche dopo e recedere senza penali.

6.5 In caso di violazione dei dati MERA avvisa il Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla conoscenza.

6.6 Statistiche aggregate e anonime. Il Cliente istruisce MERA a ricavare statistiche aggregate e anonime sull’uso dei Servizi web, per garantire il funzionamento del Servizio, svilupparlo e migliorarlo (ad esempio numero di prenotazioni, richieste e prescrizioni). Le statistiche sono calcolate in modo automatico e ogni valore si riferisce ad almeno 10 pazienti e 3 studi, così che non permettano di identificare pazienti, medici o studi. Il personale di MERA non accede ai dati clinici per questa finalità. MERA non utilizza queste informazioni per altre finalità.

6.7 Account Paziente. Per i dati dell’Account Paziente (registrazione, verifica dell’identità, credenziali, collegamento dei caregiver, sicurezza dell’account) MERA è titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa e le Condizioni d’uso dell’Area Paziente; il Cliente non è titolare né responsabile di questi trattamenti. Il Cliente istruisce MERA a mostrare a ciascun paziente verificato, e al caregiver collegato, i Dati Paziente che il Cliente condivide con lui. MERA non utilizza i dati sanitari dei pazienti per sviluppare o addestrare modelli.

7. Disponibilità e assistenza

7.1 MERA si impegna a una disponibilità mensile del Servizio di almeno il 99,5%, esclusi: manutenzioni programmate comunicate con preavviso, forza maggiore, guasti di reti o servizi di terzi, uso non conforme del Cliente.

7.2 Canali e orari di assistenza sono indicati sul sito web o sul portale di accesso all’assistenza.

7.3 Il Cliente mantiene una procedura di emergenza per l’attività clinica in caso di indisponibilità del Servizio.

8. Corrispettivi

8.1 I corrispettivi sono quelli pubblicati sulla pagina Prezzi del sito merasalute.it alla data di sottoscrizione, IVA esclusa. Prima dell’inserimento dei dati di pagamento il Cliente vede il prezzo e l’eventuale sconto o offerta applicati (es. “Medici Founders”); dopo il pagamento MERA gli invia il riepilogo del Piano sottoscritto, che fa fede per quel Cliente. I corrispettivi sono espressi su base mensile e fatturati annualmente in anticipo.

8.2 Pagamento con carta, addebito SEPA o bonifico. In caso di ritardo si applicano gli interessi di legge per le transazioni commerciali.

8.3 MERA può variare il listino dal rinnovo successivo, con preavviso scritto di almeno 60 giorni. Il Cliente può recedere prima che la variazione si applichi.

8.4 Periodo di prova. Se l’offerta prevede una prova gratuita di 30 giorni, il Cliente inserisce i dati di pagamento all’iscrizione, il contratto decorre dall’attivazione e il primo addebito avviene al termine della prova salvo disdetta entro il giorno 30. Se il Cliente disdice durante la prova, l’accesso al Servizio cessa senza addebiti, penali o rimborsi.

9. Durata, recesso, sospensione

9.1 Il contratto dura 12 mesi dall’attivazione e si rinnova tacitamente per periodi di 12 mesi, salvo disdetta con preavviso di 30 giorni prima della scadenza.

9.2 Ciascuna parte può risolvere il contratto per grave inadempimento dell’altra non sanato entro 15 giorni dalla diffida scritta.

9.3 MERA può sospendere il Servizio, con comunicazione, in caso di mancato pagamento dopo sollecito, uso illecito o rischio concreto per la sicurezza del Servizio o dei dati.

9.4 Il recesso anticipato del Cliente senza giusta causa non dà diritto al rimborso del periodo già fatturato.

10. Portabilità e fine rapporto

10.1 Alla cessazione il Cliente può esportare i propri dati, inclusi i Dati Paziente, in formato strutturato e di uso comune (CSV e PDF) entro 30 giorni, senza costi per l’esportazione standard.

10.2 Decorso tale termine MERA cancella i dati entro 60 giorni, salvo obblighi di legge. Le copie di backup sono eliminate con il normale ciclo di rotazione, entro 90 giorni.

10.3 Il Cliente resta responsabile degli obblighi di conservazione della documentazione sanitaria che gli competono.

10.4 Alla cessazione i pazienti del Cliente non vedono più i Dati Paziente nell’Area Paziente. L’Account Paziente resta attivo secondo le Condizioni d’uso dell’Area Paziente, finché il paziente non lo cancella.

11. Proprietà intellettuale e uso dei dati

11.1 Il Servizio, il software e i marchi restano di MERA. I dati inseriti dal Cliente restano del Cliente (o dei pazienti, secondo legge). Il feedback del Cliente può essere usato da MERA liberamente.

11.2 MERA non diventa titolare dei Dati Paziente. Le statistiche aggregate e anonime dell’art. 6.6 e i miglioramenti del Servizio che ne derivano sono di MERA.

12. Responsabilità

12.1 MERA risponde dei danni diretti e prevedibili causati da propria colpa entro un limite pari ai corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento.

12.2 MERA non risponde di danni indiretti, mancato guadagno o decisioni cliniche del Cliente.

12.3 Nulla limita la responsabilità per dolo o colpa grave, né nei casi in cui la legge non consente limitazioni.

12.4 Il Cliente tiene indenne MERA da pretese di terzi derivanti da suo uso illecito del Servizio o da violazione di questi Termini.

13. Modifiche

Per modifiche ai Termini che peggiorino sensibilmente la posizione del Cliente, MERA comunica con preavviso di almeno 30 giorni; il Cliente può recedere senza penali entro tale termine.

14. Riservatezza, subfornitori, cessione

14.1 Ogni parte mantiene riservate le informazioni non pubbliche dell’altra, anche dopo la cessazione, salvi gli obblighi di legge.

14.2 MERA può avvalersi di subfornitori, restando responsabile verso il Cliente.

14.3 MERA può cedere il contratto in caso di operazioni societarie, con comunicazione al Cliente. Il Cliente non può cederlo senza consenso scritto di MERA.

15. Legge, foro, clausole finali

15.1 Legge italiana. Per le controversie è competente il foro stabilito dalla legge.

15.2 Le comunicazioni avvengono via e-mail o PEC. In caso di conflitto prevalgono, nell’ordine: il riepilogo del Piano (per prezzo e offerta), il DPA (per i dati), questi Termini. Se una clausola è nulla, le altre restano valide. Questi Termini sostituiscono i precedenti accordi sullo stesso oggetto.

Accettazione

Il Cliente dichiara di aver letto i Termini e, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., approva specificamente le clausole 9.1, 9.3 e 12.

Allegato A – DPA ex art. 28 GDPR

Tra il medico o la struttura che ha accettato i Termini e Condizioni (il “Titolare” o “Cliente”) e MERA S.r.l., Piazzale Arduino 1, 20149 Milano, P.IVA 14827320962 (il “Responsabile” o “MERA”). Questo accordo fa parte dei Termini (art. 6.1), vale per la durata del contratto e si applica ai Dati Paziente. I dati dell’Account Paziente sono trattati da MERA come titolare autonomo (art. 6.7 dei Termini).

A.1 Oggetto, natura e finalità

Il Responsabile tratta i Dati Paziente per conto del Titolare al solo scopo di fornire il Servizio: archiviazione, organizzazione, consultazione, trasmissione e cancellazione dei dati nella cartella clinica, nell’agenda, nelle comunicazioni e nell’Area Paziente, oltre ad assistenza tecnica e migrazione dei dati dal gestionale precedente. Il Titolare istruisce inoltre il Responsabile a produrre statistiche aggregate e anonime (art. 6.6 dei Termini). Per i moduli opzionali (ad esempio il Centralino Voice AI) il trattamento è regolato dall’Allegato B, che integra questo DPA.

A.2 Durata

Il trattamento dei dati dura quanto il contratto e prosegue fino alla restituzione o cancellazione secondo il punto A.7.

A.3 Dati e interessati

• Dati Paziente: anagrafici e di contatto dei pazienti (nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, indirizzo, recapiti); dati relativi alla salute (anamnesi, diario clinico, prescrizioni, certificati, referti, piani terapeutici, appuntamenti, messaggi e documenti); dati di accesso e tecnici.
• Interessati: pazienti del Titolare, compresi minori e persone non in grado di intendere e di volere, e i loro caregiver; collaboratori del Titolare abilitati all’uso del Servizio.
• Sono compresi dati di categorie particolari (art. 9 GDPR).

A.4 Obblighi del Responsabile

A.4.1 Istruzioni. Tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare, data dai Termini, da questo accordo e dall’uso del Servizio; informa subito il Titolare se ritiene che un’istruzione violi la normativa.

A.4.2 Riservatezza. Le persone autorizzate al trattamento sono vincolate a riservatezza e accedono ai dati solo se necessario.

A.4.3 Sicurezza (art. 32). Adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui: accessi con minimo privilegio; cifratura dei dati a riposo e in transito; connessione al database solo tramite proxy autenticato, senza accesso pubblico; gestione protetta dei segreti; backup giornalieri con ripristino a un momento preciso (point-in-time recovery); alta disponibilità del database; ambienti di sviluppo, collaudo e produzione separati; registrazione degli accessi e prove periodiche di ripristino dei backup.

A.4.4 Assistenza al Titolare. Lo assiste, per quanto possibile, nel rispondere alle richieste degli interessati (entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta), nelle valutazioni d’impatto e consultazioni preventive, e negli obblighi di sicurezza e di notifica delle violazioni.

A.4.5 Violazioni dei dati. Avvisa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne ha conoscenza, indicando le informazioni disponibili: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di dati, conseguenze probabili, misure adottate o proposte. Fornisce gli aggiornamenti non appena disponibili. La notifica al Garante e agli interessati spetta al Titolare.

A.4.6 Registro e cooperazione. Tiene il registro dei trattamenti svolti come responsabile e coopera con il Garante.

A.5 Sub-responsabili

A.5.1 Il Titolare autorizza in via generale i sub-responsabili elencati nella tabella in fondo all’Allegato A (vedi A.6) e, per i moduli opzionali attivati, quelli elencati nel relativo Allegato (per il Voice AI, l’Allegato B). MERA impone loro obblighi equivalenti a quelli di questo accordo e risponde verso il Titolare del loro operato.

A.5.2 MERA comunica al Titolare ogni nuovo sub-responsabile o sostituzione con preavviso di 7 giorni. Entro 3 giorni il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati. Se MERA non può evitare quel sub-responsabile, il Titolare può recedere dal contratto senza penali (art. 6.4 dei Termini). In caso di urgenza (incidente di sicurezza o cessazione del servizio del fornitore) MERA può sostituire il sub-responsabile subito e lo comunica subito al Titolare, che può opporsi anche dopo e recedere senza penali.

A.6 Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati sono ospitati nello Spazio Economico Europeo. Eventuali trasferimenti sono ammessi solo se previsti dall’elenco dei sub-responsabili e con le garanzie del GDPR: decisione di adeguatezza (compreso il Data Privacy Framework UE-USA per i fornitori certificati) o clausole contrattuali standard.

A.7 Restituzione e cancellazione

A.7.1 Alla cessazione il Titolare può esportare i dati in formato strutturato e di uso comune (CSV e PDF) entro 30 giorni, senza costi per l’esportazione standard (art. 10 dei Termini).

A.7.2 Trascorso tale termine MERA cancella i dati entro 60 giorni e ne dà conferma su richiesta, salvo obblighi di legge. Le copie di backup sono eliminate con il normale ciclo di rotazione, entro 90 giorni.

A.8 Diritti del Titolare

A.8.1 Informazioni e audit. MERA mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo, anche tramite documentazione e certificazioni dei propri fornitori. Il Titolare può svolgere o far svolgere un audit una volta all’anno, con preavviso di 30 giorni, in orario di lavoro, a proprie spese e nel rispetto della riservatezza e della sicurezza di MERA.

A.8.2 Opposizione ai sub-responsabili e portabilità. Si esercitano come previsto dai punti A.5.2 e A.7.1.

A.9 Responsabilità e prevalenza

Tra le parti si applicano i limiti dell’art. 12 dei Termini, salvi i diritti degli interessati, il dolo e la colpa grave. In caso di conflitto sul trattamento dei dati prevale questo accordo.

A.10 Contatti per la protezione dei dati

Per questioni di protezione dei dati (richieste degli interessati, violazioni, opposizioni ai sub-responsabili, audit) il Titolare scrive al DPO di MERA, Gregorio Ciani, dpo@merasalute.it, oppure a merasalute@pec.it.

Elenco dei sub-responsabili