Segreteria e permessi in cartella: chi vede cosa nello studio MMG
Medico, segreteria e sostituto non devono condividere lo stesso accesso. Ruoli, minimo privilegio e controlli sul gestionale di studio.
14 ottobre 2026 · 7 min di lettura
Nello studio del medico di famiglia non lavorano solo medico e segreteria: ci sono anche chi tiene l'amministrazione e, sempre più spesso, un infermiere. Se tutti entrano con la stessa password, il gestionale non distingue i lavori e, in caso di problema, non distingue le persone.
Un perimetro per ogni ruolo
- Medico titolare: cartella, prescrizioni, certificati, configurazione dello studio.
- Infermiere: agenda dei propri slot e cartella dei pazienti che segue, per gli atti di competenza (parametri, medicazioni, vaccini, follow-up). Non le prescrizioni del medico e non la configurazione dello studio.
- Segreteria: agenda, anagrafica, promemoria, smistamento richieste. Non il diario clinico, salvo incarico esplicito e limitato.
- Amministrativo: fatture, prestazioni, documenti di studio e anagrafica utile alla fatturazione. Non il diario clinico e non le ricette.
- Sostituto: cartella e agenda per il periodo di sostituzione, poi accesso chiuso. Ne parliamo nella guida al sostituto e alla continuità della cartella.
È lo stesso criterio del GDPR sui dati sanitari: ogni incaricato vede i dati necessari al proprio compito, non l'archivio intero «perché è più comodo».
Cosa deve saper fare il gestionale
- Utenti nominativi, niente login condiviso «studio».
- Permessi separati per agenda, anagrafica e contenuti clinici.
- Disattivazione immediata quando una persona non collabora più.
- Traccia di chi ha aperto o modificato una scheda.
In una medicina di gruppo i ruoli si moltiplicano: più medici, infermiere, segreteria, amministrativo, a volte una sede seconda. Senza permessi, la cartella condivisa diventa un archivio in cui tutti vedono tutto.
Telefono e messaggi seguono la stessa regola
Se la segreteria gestisce le chiamate, il centralino deve prenotare in agenda senza obbligare ad aprire il diario clinico. Se i pazienti scrivono su WhatsApp al numero personale, il perimetro dei ruoli salta: ne parliamo nella guida su WhatsApp e messaggi ai pazienti.